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Prompt 1 — el mapa del proceso

Crea un Artifact visual que convierta el proceso que te voy a proporcionar en un mapa de procesos profesional, claro y fácil de entender.

No quiero una explicación escrita del proceso ni una lista de pasos. Quiero que el resultado principal sea el diagrama visual.

Diseño general

El Artifact debe sentirse como una herramienta profesional de process mapping.

· Fondo blanco o crema muy claro.

· Estética limpia, moderna y minimalista.

· Tipografía sans serif moderna.

· Mucho espacio entre elementos.

· Nada de elementos decorativos innecesarios.

· El diagrama debe ocupar la mayor parte de la pantalla.

· Debe poder entenderse visualmente en menos de 30 segundos.

Estructura del diagrama

Utiliza estas figuras:

· Óvalo: inicio y final del proceso.

· Rectángulo: actividad, tarea o acción.

· Rombo: decisión.

· Círculo: conector, retorno o conexión con otra parte del proceso.

Conecta visualmente todos los elementos respetando el orden real del proceso.

Decisiones

Cuando exista una decisión:

· Utiliza un rombo.

· Escribe dentro del rombo una pregunta corta.

· Separa visualmente las diferentes respuestas.

· Si existen respuestas como Sí / No, escribe claramente cada opción sobre su respectiva conexión.

· Cada respuesta debe continuar hacia el paso correspondiente.

Las bifurcaciones deben ser muy fáciles de identificar.

Organización

Organiza el flujo principalmente de izquierda a derecha.

El proceso principal debe mantenerse sobre un eje horizontal.

Cuando aparezca una decisión:

· Mantén el camino principal horizontal.

· Utiliza el espacio vertical para las rutas alternativas.

· Si una ruta vuelve a un paso anterior, represéntalo visualmente.

· Evita conexiones cruzadas innecesarias.

El tamaño del canvas debe adaptarse automáticamente a la cantidad de pasos.

Nodos

Cada nodo debe:

· Tener máximo unas pocas palabras.

· Describir una sola acción.

· Tener suficiente espacio interno.

· Mantener dimensiones consistentes con otros nodos del mismo tipo.

· Ser fácil de leer incluso cuando el proceso tenga muchas etapas.

No escribas párrafos dentro de los nodos.

Resume el texto cuando sea necesario sin cambiar el significado.

Fidelidad

Analiza automáticamente la descripción e identifica:

· Inicio del proceso.

· Actividades.

· Decisiones.

· Caminos alternativos.

· Retornos.

· Conectores.

· Final del proceso.

No inventes actividades que no hayan sido mencionadas.

Si alguna parte del proceso no está completamente definida, representa únicamente la información disponible.

Interacción

Si es posible dentro del Artifact:

· Permite hacer zoom.

· Permite desplazarse por el canvas.

· Permite mover el diagrama cuando sea más grande que la pantalla.

· Mantén siempre visibles y legibles las conexiones.

El objetivo es que parezca un verdadero software de process mapping, no una presentación ni una infografía.

Ahora utiliza estas instrucciones para representar visualmente el siguiente proceso:

Copiar el prompt 1

Prompt 2 — las áreas de oportunidad

Tengo un proceso empresarial que ya fue mapeado.

Quiero que analices el proceso y me ayudes a identificar qué partes podría automatizar, cuáles podrían usar Inteligencia Artificial, cuáles podrían convertirse en agentes y cuáles deberían seguir siendo humanas.

No quiero recomendaciones generales. Quiero que me expliques exactamente qué construirías y qué herramientas conectarías.

1. Identifica las oportunidades

Revisa todo el proceso e identifica tareas como:

· trabajo manual repetitivo,

· copiar información entre herramientas,

· enviar correos o mensajes,

· leer documentos o correos,

· crear reportes o documentos,

· hacer cálculos,

· hacer seguimiento,

· tomar decisiones basadas en reglas,

· buscar información.

Divide el proceso en soluciones pequeñas e independientes. No intentes automatizar todo de una sola vez.

2. Clasifica cada solución

Para cada oportunidad utiliza una de estas categorías:

· 🟢 AUTOMATIZACIÓN — cuando existen pasos claros y repetitivos. Ejemplo: Google Sheets → Gmail.

· 🔵 IA + WORKFLOW — cuando una parte del proceso necesita interpretar información. Ejemplo: Gmail → IA lee el correo → Google Sheets.

· 🟡 AGENTE DE IA — cuando la IA necesita perseguir un objetivo, tomar decisiones y realizar diferentes acciones. Ejemplo: buscar proveedores → escribirles → revisar respuestas → hacer follow-up → comparar opciones.

· 🔴 MOTOR DE REGLAS — cuando el resultado depende principalmente de fórmulas o reglas definidas. Ejemplo: precio − costos − impuestos + margen = precio final.

· ⚪ HUMANO — cuando se necesita criterio, aprobación, negociación o existe un riesgo importante.

3. Dime exactamente qué herramientas conectarías

Para cada solución identifica las herramientas necesarias. Ejemplos:

· Google Sheets → Apps Script → Gmail

· Gmail → OpenAI → Google Sheets

· Calendly → Google Calendar → CRM

· Google Sheets → Google Docs → Google Drive → Gmail

No agregues herramientas innecesarias. Si el proceso ya utiliza una herramienta, intenta aprovecharla antes de recomendar una nueva.

4. Explica cómo funcionaría

Para cada oportunidad escribe un párrafo corto y sencillo. Ejemplo:

"Cuando Comercial agregue una nueva fila en Google Sheets, una automatización identifica el proveedor asociado a esa materia prima y crea automáticamente un correo en Gmail solicitando la cotización. El equipo solamente revisa las excepciones."

Quiero explicaciones concretas como esta.

5. Para cada solución muéstrame

· NOMBRE DE LA SOLUCIÓN

· TIPO — Automatización / IA + Workflow / Agente / Motor de reglas / Humano

· CÓMO FUNCIONA — explicación de máximo 4 líneas.

· CONEXIÓN — Herramienta → Herramienta → Herramienta

· TRIGGER — ¿qué inicia el proceso?

· INPUT — ¿qué información recibe?

· OUTPUT — ¿qué resultado produce?

· HUMANO — ¿dónde debe intervenir una persona?

· IMPACTO — Alto / Medio / Bajo

· FACILIDAD — Fácil / Media / Difícil

6. Prioriza

Ordena las soluciones desde la mejor para comenzar hasta la más compleja. Utiliza:

· 🟢 QUICK WIN — alto impacto + fácil.

· 🟠 PROYECTO ESTRATÉGICO — alto impacto + difícil.

· 🔵 AUTOMATIZACIÓN MENOR — fácil + impacto menor.

· ⚪ NO PRIORIZAR — difícil + poco impacto.

Dame un ranking del 1 al 5.

7. Muéstralo visualmente

Toma el mapa del proceso original y agrega una capa de colores:

· 🟢 Verde = Automatización

· 🔵 Azul = IA + Workflow

· 🟡 Amarillo = Agente IA

· 🔴 Rojo / Terracota = Motor de reglas o proceso bloqueado

· ⚪ Gris = Humano

Dentro de cada nodo muestra el nombre de la actividad, el tipo de solución y las herramientas principales. Ejemplo: Leer respuesta del proveedor · IA + WORKFLOW · Gmail → OpenAI → Google Sheets.

8. Termina con una recomendación

Termina siempre con: SI SOLO CONSTRUYÉRAMOS UNA SOLUCIÓN ESTA SEMANA — Solución, Conexión, Cómo funcionaría y Por qué empezaría aquí.

Importante

· No recomiendes IA si una automatización normal es suficiente.

· No recomiendes un agente si un workflow puede resolverlo.

· No inventes información que no esté en el proceso.

· Si falta una regla importante, indícalo como "BLOQUEADO" en vez de inventarla.

· Prioriza siempre la solución más sencilla que genere valor.

Proceso a analizar

[PEGA AQUÍ TU MAPA DE PROCESO O LA DESCRIPCIÓN DEL PROCESO]

Copiar el prompt 2

Prompt 3 — la calculadora

Quiero evaluar una idea de implementación de AI dentro de mi trabajo y posteriormente construir una calculadora que me permita demostrar cuánto tiempo o dinero podría ahorrar esta solución.

Vamos a trabajar en dos fases.

IMPORTANTE: en esta primera fase NO construyas la calculadora.

Primero necesito que entiendas el proceso, identifiques exactamente qué cambia con la solución y definas las variables y fórmulas necesarias para calcular el ahorro.

Después yo revisaré tu propuesta, haré cambios si es necesario y únicamente cuando te diga "Dale, constrúyela" podrás pasar a construir la calculadora utilizando las variables, fórmulas y resultados que hayamos aprobado.

Información del caso

Proceso actual: [DESCRIBE O PEGA AQUÍ EL PROCESO ACTUAL]

Solución que quiero implementar: [DESCRIBE AQUÍ LA SOLUCIÓN]

Fase 1 — Mapear la calculadora

1. Entiende qué cambia. Identifica únicamente:

· qué trabajo se realiza actualmente,

· qué parte de ese trabajo cambiaría con la solución,

· cuál es la unidad principal del proceso: solicitudes, documentos, cotizaciones, reportes, clientes, casos, facturas, etc.,

· qué actividad manual estamos intentando reducir o eliminar.

No incluyas actividades que no sean relevantes para calcular el ahorro.

2. Define exactamente qué debemos calcular. Determina si para este caso tiene más sentido demostrar horas ahorradas, dinero ahorrado o ambas. La lógica siempre debe comparar el proceso actual contra el proceso con la nueva solución. El resultado debe representar la diferencia entre ambos.

3. Define las variables mínimas necesarias. Identifica entre 3 y 6 variables como máximo. Quiero una calculadora extremadamente sencilla. Cada variable debe ser indispensable para llegar matemáticamente al resultado final. Prioriza datos que una persona pueda conocer o estimar fácilmente.

Dependiendo del caso, podrían existir variables como:

· cantidad de veces que ocurre el proceso,

· tiempo actual por ejecución,

· tiempo que tomaría con la nueva solución,

· cantidad de personas,

· costo por hora,

· cantidad de acciones realizadas por cada caso.

Pero NO utilices automáticamente estas variables. Escoge solamente las que tengan sentido para este proceso específico.

No incluyas: costo de implementación, costos de APIs, costos de herramientas o software, ROI, payback, porcentajes genéricos de automatización, variables técnicas ni métricas que no participen directamente en el cálculo.

Regla importante: si una variable no aparece directamente en alguna fórmula, elimínala.

4. Construye la lógica matemática. Explícame exactamente cómo utilizará la futura calculadora cada variable. La lógica general debería ser: IMPACTO ACTUAL − IMPACTO CON LA SOLUCIÓN = AHORRO. Por ejemplo:

· Tiempo actual = cantidad de procesos × tiempo actual por proceso

· Tiempo con la solución = cantidad de procesos × tiempo nuevo por proceso

· Horas ahorradas = tiempo actual − tiempo con la solución

· Dinero ahorrado = horas ahorradas × costo por hora

Pero adapta las fórmulas al proceso específico que te compartí. No inventes datos. Si falta un dato indispensable para realizar el cálculo, conviértelo en una variable de entrada.

5. Entrégame la propuesta de la calculadora organizada exactamente así:

· Qué estamos calculando — explica en una frase cuál será el ahorro que queremos demostrar.

· Unidad principal — indica cuál es la unidad sobre la que se realizará el cálculo.

· Variables de entrada — para cada una: nombre, pregunta que verá el usuario, qué significa y unidad (minutos, horas, cantidad, $). Máximo 6.

· Fórmulas — paso a paso, las fórmulas exactas. Quiero entender de dónde sale cada número.

· Resultados — qué debería mostrar: horas ahorradas al mes y al año, dinero ahorrado al mes y al año. No muestres resultados que no puedan calcularse con las variables definidas.

· Resultado principal — cuál debería ser el número más importante, el más fácil de mostrarle a un jefe para justificar el impacto.

Muy importante

Después de entregarme esta propuesta: DETENTE. No construyas todavía ninguna calculadora, no diseñes interfaz, no escribas código, no crees ningún Artifact y no agregues nuevas variables por tu cuenta.

Yo revisaré las variables, fórmulas y resultados contigo. Podré decirte cosas como: elimina esta variable, cambia esta fórmula, quiero calcularlo en horas, quiero también mostrarlo en dinero, esta variable no tiene sentido, agrega esta otra variable. Debes ir actualizando la propuesta hasta que quede aprobada.

Fase 2 — Construir la calculadora

Únicamente cuando yo escriba "Dale, constrúyela" debes pasar a esta fase. En ese momento:

· Utiliza exactamente las variables que hayamos aprobado.

· Utiliza exactamente las fórmulas que hayamos aprobado.

· No vuelvas a analizar el proceso desde cero.

· No agregues nuevas variables sin necesidad.

· Construye una calculadora sencilla y fácil de usar.

· Todos los campos deben poder ser modificados por el usuario.

· Los resultados deben actualizarse automáticamente cuando cambien los valores.

· Debe quedar claro visualmente qué debe ingresar la persona, cuál es la situación actual, cuál sería la situación con la solución, cuántas horas se ahorran y cuánto dinero se ahorra si aplica.

· Destaca visualmente el resultado principal que definimos en la Fase 1.

· Utiliza ejemplos iniciales únicamente para demostrar cómo funciona, pero permite reemplazarlos fácilmente.

El objetivo final es que una persona pueda utilizar la calculadora, cambiar 3-6 números y entender inmediatamente cuánto tiempo o dinero podría ahorrar implementando la solución de AI.

Copiar el prompt 3